Accounting System and Practices at Jerónimos Monastery (Portugal). An Analysis of the Book of Expenses and Receipts at the End of 1833

Abstract

This paper aims to present the accounting system and practices of the Monastery of Santa Maria de Belém, best known as Jerónimos Monastery, in Lisbon, Portugal, during its last reporting period (1833). Primary sources of data for this research were the accounting books deposited at Torre do Tombo Library. A detailed analysis was conducted on one key document, Book 14: Book of Expenses and Receipts of the Monastery (1833), offering valuable insights into monastic accounting practices. The Monastery accounting system is composed of five books, each corresponding to a distinct area of activity: three books of expenses and receipts, from the Monastery, the Farm and the Sacristy; one book of repairs and house improvements and another book of rents, interest, and land tenure. An additional book was prepared specifically for inspection. Beyond religious functions, the activities of the Monastery included agriculture, property rentals, and land leases. The accounting practices show a concern in keeping track of expenses and receipts from all the activities mentioned. The accounting cycle of the Monastery lasts one year, from October to September, aligned with its seasonal agricultural activities. Unlike modern accounting, the Monastery did not use the double-entry bookkeeping system, nor the accruals concept. Instead, it adopted the charge and discharge system and cash-based accounting. Summary accounts were prepared by the scribe and approved by the In Capite President (or General Abbot) and the deputies, every three or four months. Book 14 was prepared for inspection and proves the importance of, and attention given to the control of the accounting records. An analysis of Book 14, along with browsing the remaining books, showcases a well-established accounting system and underscores the emphasis placed on financial oversight and accountability. The findings reveal that Jerónimos Monastery maintained a structured and transparent accounting system, which proved to be useful in capturing its economic operations. These records not only facilitated internal financial control but also offer valuable historical insights into monastic accounting practices of the time.Este artículo tiene como objetivo presentar el sistema de contable y las prácticas contables del Monasterio de Santa María de Belém, Lisboa, Portugal, más conocido como el Monasterio de los Jerónimos, en su último período de reporte (1833). Las fuentes primarias de datos para esta investigación fueron los libros de contabilidad depositados en la Biblioteca Torre do Tombo. Se realizó un análisis detallado de un documento clave, el Libro 14: Gastos y recibos del monasterio (1833), que ofrece información valiosa sobre las prácticas contables monásticas.El sistema de contabilidad del Monasterio se compone de cinco libros, correspondientes cada uno de ellos a un área de actividad distinta: tres libros de gastos y recibos, del Monasterio, de la Granja y de la Sacristía; un libro de reparaciones y mejoras de la casa y otro libro de alquileres, intereses y foros. Se preparó un libro adicional específicamente para su inspección. Más allá de las funciones religiosas, las actividades del Monasterio incluyen la agricultura, el alquiler de propiedades y el arrendamiento de tierras. Las prácticas contables muestran una preocupación por llevar el control de los gastos e ingresos de todas las actividades mencionadas.El ciclo contable del Monasterio tiene una duración de un año, de octubre a septiembre, alineándose con sus actividades agrícolas estacionales. A diferencia de la contabilidad moderna, el Monasterio no utilizaba el sistema de contabilidad por partida doble ni el concepto de devengo. En lugar de ello, adoptó el sistema de cargos y descargas y la contabilidad basada en la caja.El escriba preparaba cuentas resumidas y las aprobaba el presidente in capita (o abad general) y los diputados, cada tres o cuatro meses. El Libro 14 fue preparado para inspección y demuestra la importancia y atención prestada al control de los registros contables. Un análisis del Libro 14, junto con la exploración de los libros restantes, muestra un sistema de contabilidad bien establecido y subraya el énfasis puesto en la supervisión financiera y la rendición de cuentas.Los hallazgos revelan que el Monasterio de los Jerónimos mantuvo un sistema de contabilidad estructurado y transparente, que resultó útil para capturar sus operaciones económicas. Estos registros no sólo facilitaron el control financiero interno, sino que también ofrecen valiosos conocimientos históricos sobre las prácticas contables monásticas de la época.